Projekt Wissensmanagement 3.0

Vorhandenes Wissen stellt eine der wertvollsten Ressourcen innerhalb der öffentlichen Verwaltung dar. Bereits 2012 wurde – damals durch das BKA – eine eigene „Bundesstrategie Wissensmanagement“ entwickelt und 2013 der öffentlichen Verwaltung zur Verfügung gestellt. Zwischenzeitig fanden – nicht zuletzt durch die Pandemie ab 2020 – markante Zäsuren im Arbeitsleben der Bundesverwaltung statt, welche auch zum Teil sehr starke Veränderungen in den Arbeitsabläufen und -prozessen ihren Niederschlag fanden.

Auch im Zuge einer stetigen Weiterentwicklung und Optimierung dieser Prozesse spielt Wissensmanagement eine immer zentralere Rolle. Verstärkte Digitalisierung, stark veränderte demografische Entwicklungen und nicht zuletzt auch merkbare Unterschiede zwischen den Generationen, welche in der öffentlichen Verwaltung tätig sind, erfordern starkes Augenmerk auf vorhandenes Wissen und den sorgfältigen Umgang mit dieser Ressource in Form des angewandten Wissensmanagements.

Somit kommt Wissensmanagement als Querschnittsmaterie ein besonderer Stellenwert zu, wenn es darum geht, vorhandenes und für die „Organisation öffentliche Verwaltung“ relevantes Wissen nicht zu verlieren und es fachgerecht und sicher für nachfolgende Generationen zu bewahren und in der öffentlichen Verwaltung – unabhängig von Außeneinflüssen – effektives und effizientes Arbeiten zu gewährleisten. Wissen soll eine rasch verfügbare, unstrittige (faktenbasierte) und relevante Komponente in den Arbeitsprozessen darstellen, Wissensmanagement soll jene Tools und Methoden bereitstellen, ein Optimum an Rahmenbedingungen zu gewährleisten.

Anspruch des Wissensmanagements sollte nicht weniger sein als die Wissensmanagement-Prozesse so in die Arbeitsprozesse zu integrieren/implementieren, dass das Wissensmanagement nicht mehr als eigener Parallel- bzw. Begleitprozess wahrgenommen wird und somit de facto obsolet werden könnte. Um all diese Bedarfe adäquat abdecken zu können, ist die öffentliche Verwaltung dazu aufgefordert, die bestehende Wissensmanagement-Strategie im Sinne einer zukunftsgerichteten Strategie zu aktualisieren und alle Teilbereiche des Wissensmanagements anzusprechen. Dies wird mit einem eigenen Projekt, das Projekt „Wissensmanagementstrategie des Bundes 3.0“ im Zeitraum 2024-2025 realisiert.

Durch das bzw. bei dem Projekt sollen zunächst folgende Ziele erreicht werden:

• Die Sensibilisierung für die Relevanz des Themas Wissensmanagement im Rahmen des Personalmanagements und der Organisationsentwicklung
• Die Etablierung der aktualisierten „Wissensmanagementstrategie des Bundes 3.0“
• Der funktionelle Ausbau und die inhaltliche Erweiterung der bestehenden Website www.wissensmanagement.gv.at inklusive der Implementierung eines ersten, umfassenden Einsatzes einer AI/KI im Zusammenhang mit Wissensmanagement
• Die Erweiterung der aktuelle Ausbildungs-Angebote der Sektion III des BKA zum Thema Wissensmanagement in Form eines eigenen zertifizierten Lehrgangs Wissensmanagement mit einer vernetzten Ausbildungsstruktur („Train the Trainer“)
• Die Aktualisierung des „Leitfadens Wissensmanagement inkl. Toolbox“
• Die Einbeziehung des Themas „Generationenmanagement“ als Teil des Wissensmanagements
• Die Anwendung einer maßgeschneiderten Erfolgsmessung und die Gründung einer „Community of Practice WM“