Empfehlungen zur Nutzung digitaler Informations- und Gestaltungsangebote im Arbeitsprozess

Die digitale Transformation verändert unsere Gesellschaft, in einer Weise, die wir noch vor wenigen Jahren nicht für möglich gehalten hätten. Sie eröffnet der Verwaltung neue Wege und Möglichkeiten, um Dienstleistungen effizienter und bürgernäher zu gestalten, stellt uns aber auch vor ethische und rechtliche Herausforderungen. Als Mitarbeiter:innen der öffentlichen Verwaltung haben wir die Pflicht, sicherzustellen, dass unsere Institutionen mit diesen Fortschritten Schritt halten und die Vorteile nutzen, die sie ermöglichen, um den Bürger:innen den bestmöglichen Service zu bieten.

Diese Guidelines stellen eine allgemeine Empfehlung, worauf wir im Bundesdienst bei der Nutzung von digitalen Informations- und Gestaltungsangeboten achten sollten, dar. Beispiele dafür sind aktuelle KI-Angebote etwa zur Textausgabe, Bildausgabe, Videoausgabe , KI-gestützte Spamfilter und viele weitere. Diese Grundsätze sind in der Regel auch für bereits seit längerem bekannte und genutzte Webanwendungen wie Suchmaschinen oder Übersetzungsprogramme zu berücksichtigen, die meist ebenso mit einem Algorithmus verknüpft sind. Sie ersetzen keine etwaigen ressortinternen Nutzungsregelungen, die z.B. für eigene KI-Systeme oder dergleichen, ressort- oder arbeitsplatzspezifisch geschaffen wurden. Ob eine Nutzung von KI-basierten Tools zulässig ist, soll vom jeweiligen Ressort festgelegt werden. Für ein tieferes Eintauchen in die Thematik darf auf den „Praxisleitfaden Digitale Verwaltung und Ethik“ in seiner aktuellsten Version samt seiner dazugehörigen Tools wie z.B. Checklisten, Risikobaum etc. verwiesen werden.

Allgemeines im Umgang mit KI-Systemen

Sofern die Nutzung von KI-Systemen zulässig ist, ist der freiwillige und im vorhandenen Umfang mögliche Einsatz von KI-Systemen bei der täglichen Arbeit unter Einhaltung der folgenden Grundsätze erlaubt.

Einsatz von KI-Systemen und rechtliche Grundlagen (G1 und G2)

Die Beurteilung, ob ein KI-System in einem Arbeitsprozess zum Einsatz gelangen soll oder nicht obliegt der:dem einzelnen Bediensteten unter Berücksichtigung der organisationsspezifischen Regelungen.

Sollen daher über die eigenen Daten hinaus Daten anderer Personen in ein KI-System eingegeben werden, muss für diese Datenverarbeitung eine entsprechende Rechtsgrundlage bestehen oder geschaffen werden.

Es gibt in zahlreichen Bereichen rechtliche Bestimmungen, die im Zusammenhang mit KI-Systemen zur Anwendung gelangen und einzuhalten sind. Dazu gehören neben europarechtlichen Vorgaben wie dem AI Act insbesondere Grund und Menschenrechte, Regelungen des Datenschutzes, des Urheberrechts sowie des Zivilrechts.

Der AI Act verfolgt einen risikobasierten Ansatz, bei dem die Risikostufen den jeweiligen Regulierungsgrad für ein KI-System und damit eine etwaige (Un-)Zulässigkeit bestimmen.

Auch für KI-Systeme gelten die für die Internetnutzung sowie die Nutzung weiterer IKT-Infrastruktur-Dienste angeführten beziehungsweise festgelegten Bedingungen.

Grundsätzlich ist die „Ausgabe“ eines KI-Systems nicht urheberrechtlich geschützt, da nur ein Mensch eine eigentümliche, geistige Schöpfung also ein urheberrechtlich geschütztes Werk erschaffen kann. Es gilt eventuelle Verletzungen von Urheberrechten oder sonstigen Rechten auszuschließen, sowie die anzuwendenden Rechtsnormen zu beachten.

Zusätzlich führen viele Anbietende von KI-Systemen in den jeweiligen Nutzungsbedingungen an, dass sämtliche Rechte an Werken, dem:der Erschaffer:in und nicht „der KI“ zustehen (beachten Sie die jeweiligen Nutzungsbedingungen).

Eine etwaige betroffene Person hat das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die ihr gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt (siehe auch Art. 22 DSGVO).

Menschliche Aufsicht, Eigenverantwortung, Kontrolle und Schulung (G3 und G4)

Auch bei Nutzung eines KI-Systems liegen die Letztverantwortung für eine Entscheidung beziehungsweise die inhaltliche Letztverantwortung daher stets bei der:dem jeweiligen Bediensteten selbst.

Sämtliche auf KI basierter Technologie erreichte Ergebnisse, speziell jene, die veröffentlicht werden sollen, müssen abschließend von der:dem Bediensteten nochmals kontrolliert und überprüft werden. Nicht jedes KI-System liefert qualitativ hochwertigen Output (dieser ist außerdem oft vom jeweiligen Input und dessen Qualität abhängig).

Bedienstete müssen daher ausreichend im Umgang mit KI-Systemen geschult werden. Es ist wichtig, Schulungsangebote wahrzunehmen und sich über Einsatzmöglichkeiten und neue Entwicklungen zu informieren. Aktuelles Schulungsangebot der Verwaltungsakademie des Bundes in diesem Bereich ist unter folgendem Link zu finden: https://www.vab.gv.at/bildungsprogramm/fachbereiche/public-management-und-governance/digital-government.html

Transparenz und Kennzeichnungspflicht (G5)

Es muss nachvollziehbar sein, auf Grundlage welcher Informationen beziehungsweise Daten ein KI-System zu welchem Ergebnis gekommen ist.
Ein weiterer wesentlicher Aspekt der Transparenz ist die Frage des Ursprungs sämtlicher Informationen beziehungsweise Daten sowie deren Qualität.

Dies kann etwa in der Form einer Anmerkung erfolgen (z.B. „Bei der Erstellung dieser Inhalte wurde mit KI-Unterstützung gearbeitet, die Ergebnisse wurden von einer Person mit Fachexpertise verifiziert und zur Anwendung freigegeben.“).

Ethik und Ökologie (G6 und G7)

Fairness und Nicht-Diskriminierung bedeutet, dass KI-Systeme so eingesetzt werden sollten, dass sie den gleichen Zugang, die Gleichstellung der Geschlechter und die kulturelle Vielfalt fördern und gleichzeitig diskriminierende Auswirkungen und unfaire Vorurteile vermeiden, die gesetzlich verboten sind.

Privatnutzung (G8)

Eine Freigabe zur Privatnutzung ist nur dann denkbar, wenn von dem KI-System nicht mit internen dienstlichen Informationen beziehungsweise Daten gearbeitet wird. Darüber hinaus ist sicherzustellen, dass die von dem KI-System genutzten Informationen keinen Verschwiegenheits- beziehungsweise sonstigen Geheimhaltungspflichten unterliegen. Im Fall einer zulässigen Privatnutzung ist für diese jedenfalls ein entsprechender Haftungsausschluss vorzusehen und eine eigene datenschutzrechtliche Grundlage für die etwaige Verarbeitung personenbezogener Daten zu schaffen.

Bedienstete dürfen im Rahmen der privaten Nutzung von KI-Systemen nicht den Anschein erwecken, dass die Nutzung im Namen, Interesse oder mit Wissen des Dienstgebers vorgenommen wird.

Die vorliegenden Guidelines verstehen sich als eine lebende Materie, die sich laufend an die aktuellen Entwicklungen anpassen können soll.

Letzte Aktualisierung: 26.06.2024