Die Erfahrungen im Recruiting und die erste Zeit an einem neuen Arbeitsplatz sind von besonderer Bedeutung – für Mitarbeiter:innen ebenso wie für den Arbeitgeber Bundesdienst. Gerade zu Beginn eines Dienstverhältnisses wird die Einstellung der neuen Beschäftigten zur Organisation geprägt. Bewusstes Onboarding ist somit der erste Schritt einer gezielten Personalentwicklung.
Onboarding deckt alle Maßnahmen ab, die dazu dienen, die neuen Mitarbeiter:innen mit der Organisation vertraut zu machen und optimal auf die Erfüllung der Aufgaben des Arbeitsplatzes vorzubereiten. Dabei werden sowohl Informationen über Arbeitsinhalte und Rahmenbedingungen als auch „ungeschriebene Gesetze“ und Wertvorstellungen in der Organisation – also die sogenannte „Organisationskultur“ – vermittelt. Bereits die Recruitingphase ist sehr wichtig, da es sich dabei um den ersten Kontakt des Bewerbers beziehungsweise der Bewerberin mit der Organisation handelt und dieser erste Eindruck die Einstellung der neuen Mitarbeiter:innen dem künftigen Arbeitgeber gegenüber stark beeinflusst.
Vom ersten Kontakt im Recruiting an soll Onboarding
- Leistungserwartungen vermitteln,
- die Motivation und das Interesse an den Organisationszielen unterstützen,
- positive Einstellungen gegenüber der Organisation aufbauen und
- rasch zur optimalen Leistungsfähigkeit führen,
- Fehler vermeiden helfen und
- das Verhältnis zu Vorgesetztem oder Vorgesetzter und Kolleginnen sowie Kollegen günstig beeinflussen.
Erwartungen der neuen Mitarbeiter:innen
Neue Mitarbeiter:innen haben meist eine Reihe von Fragen zu ihrem künftigen Arbeitsgebiet, aber auch zur Zusammenarbeit oder zu organisatorischen Rahmenbedingungen:
- Für welche Aufgaben werde ich verantwortlich sein?
- Werde ich in der Lage sein, diese Aufgaben zu erfüllen?
- Wer wird meine Arbeitsleistung bewerten?
- Wer und wie werden meine Kolleginnen und Kollegen sein?
- Wie komme ich zu den erforderlichen Informationen?
- Wie schaut der typische Tagesablauf aus? Welche Arbeitszeitregelung besteht? Werden Überstunden erwartet?
- Wo finde ich den Kopierer, die Kantine, et cetera? Wie ist das EDV-System zu bedienen?
- und viele mehr
Die Rolle der Vorgesetzten
Die Führungskräfte übernehmen im Onboarding eine zentrale Rolle. Sie tragen die Verantwortung für die Einführung am Arbeitsplatz, Eingliederung im Team und Weiterentwicklung der neuen Mitarbeiter:innen. Durch angemessene Ziele und ebenso konstruktive wie wertschätzende Rückmeldung soll die künftige Motivation und Leistungsbereitschaft maßgeblich gestärkt werden.
- Realistische Erwartungen an neue Mitarbeitende, um Unter- oder Überforderungen zu vermeiden.
- Bedeutsame Arbeit vom ersten Tag an – wenn es auch nur ein kleinerer Auftrag ist.
- Beantwortung von Fragen und fachliche Unterstützung durch die Führungskraft oder eine dafür bestimmte Person im Team.
- Gelegenheit zu Eigeninitiative zur Stärkung des Selbstvertrauens.
Ausbildungsplanung, insbesondere im Rahmen der Grundausbildung, ist Führungsaufgabe. Es geht dabei sowohl um Förderung der fachlichen und sozialen Kompetenzen der Mitarbeitenden als auch um die Vermittlung von Informationen über die Organisation und zugrundeliegende Leitlinien der Aufgabenerfüllung und Zusammenarbeit.
Ergänzend können von der Führungskraft erfahrene Mitarbeiter:innen als sogenannte „Buddies“ eingesetzt werden. Sie bieten abseits der fachlichen Anforderungen Unterstützung und Orientierung bei der Eingewöhnung und stehen als Ansprechpartner:in zur Verfügung.