Für jede beim Bund beschäftigte Person müssen einerseits die finanziellen Mittel im Bundesvoranschlag, andererseits die entsprechende Planstelle im Personalplan vorgesehen sein. Der Personalplan bildet sämtliche Planstellen des Bundes ab und ist damit die gesetzliche Rahmenvorgabe, die angibt, in welcher Anzahl und in welchen Qualitäten Personalkapazitäten innerhalb eines Finanzjahres maximal zur Verfügung stehen dürfen. Planstellen – als kleinste Einheiten des Personalplanes – sind nach dienst- und besoldungsrechtlichen Kriterien gegliedert.
Als Kapazität betrachtet, entspricht eine Planstelle dem Arbeitsumfang einer vollbeschäftigten Person, also einem Vollbeschäftigtenäquivalent (VBÄ). Eine Verknüpfung zwischen dem Personalplan und der VBÄ-Zählweise ist insofern gegeben, als die „mittelverwendungswirksame Personalkapazität (VBÄ) die im Personalplan für die einzelnen Untergliederungen festgesetzten Stände nicht überschreiten darf“. Der Personalplan bildet somit einen „Deckel“, der zu jedem Zeitpunkt des Jahres eingehalten werden muss. Eine Anfang 2008 implementierte IT-unterstützte Sperrfunktion im Personalmanagementsystem unterstützt die Einhaltung der durch den Personalplan festgelegten Obergrenzen.
Es besteht jedoch die Möglichkeit, Planstellen zu gewichten. Beispielsweise besetzen zwei Halbtagskräfte jeweils eine zu 50 Prozent gewichtete Planstelle. Dies ist bei der Gegenüberstellung der Anzahl der beim Bund beschäftigten Personen zur Anzahl der ausgewiesenen vollen Planstellen zu beachten. Die Anzahl beim Bund beschäftigter Personen kann somit über jener der Planstellen liegen, ohne dass dabei das Budget beziehungsweise der Personalplan unzulässigerweise überschritten wird.
Durch die Bestimmungen der §§ 44 und 121 BHG 2013 wurde der Personalplan ab dem Budget 2013 in die wirkungsorientierte Haushaltsführung einbezogen. Zentrales Element des Personalplanes ist eine hohe Flexibilität der Ressorts bei der Steuerung ihrer Personalressourcen.
Weitere Ziele sind die Integration der Planstellenbewirtschaftung im Zusammenwirken mit dem Personalmanagement in das einheitliche Haushalts- und Rechnungswesen sowie die Umsetzung von Transparenz und Budgetwahrheit im Personalplan. Die Bestimmungen des § 44 BHG 2013 gewährleisten in ihren Auswirkungen auf den Personalplan einerseits eine hohe Transparenz bei der Darstellung des Einsatzes der Personalressourcen des Bundes, andererseits durch die Verschränkung von Personal- und Geldressourcen auf allen Ebenen des Budgets die Budgetwahrheit des Personalplanes.
Durch die Darstellung der Planstellen des laufenden Finanzjahres (n) und des folgenden Finanzjahres (n+1) sowie der Personalstände in Vollbeschäftigtenäquivalenten im laufenden Finanzjahr und im vorangegangenen Finanzjahr (n-1) ist die Entwicklung der Personalpläne und der ausgeschöpften Personalkapazitäten auf einen Blick ersichtlich.
Einen wichtigen Schritt zu einer erhöhten Transparenz hinsichtlich der geplanten und der tatsächlich eingesetzten Personalressourcen stellt auch der Arbeitsbehelf dar, welcher den Ressourceneinsatz bis auf Detailbudget 1. Ebene ausweist.
Als zentrales Steuerungselement für Personalqualitäten sind zusätzlich Personalcontrollingpunkte bei den Planstellen wie auch bei den Personalständen mit aufgenommen.
Diese Personalcontrollingpunkte stellen – analog zu den Planstellen – eine Obergrenze auf Untergliederungsebene dar. Beide Obergrenzen, das sind jene der Planstellen als auch die der Personalcontrollingpunkte, verfolgen unterschiedliche Intentionen: Die Begrenzung der Planstellen stellt sicher, dass keine Erhöhung der Personalkapazitäten erfolgt und die Beschränkung der Personalcontrollingpunkte verfolgt das Ziel, dass die Kosten für das bestehende Personal nicht erhöht werden.
Eine erhöhte Flexibilität wird im Personalplan zum einen durch die gesetzliche Bindungswirkung lediglich auf Untergliederungsebene sowie zum anderen durch die Schaffung von variablen Planstellenpools erreicht. Dadurch ist es möglich, dass jedes Ressort seine Personalressourcen im Laufe eines Finanzjahres flexibel und bedarfsgerecht einsetzen kann.
Überblick über zentrale Elemente des Personalplanes
- Die Planstellen der BeamtInnen und Vertragsbediensteten sind harmonisiert. Folglich werden sämtliche Planstellen nur in „Beamt:innenplanstellen“ ausgewiesen. Zusätzlich wird bei den einzelnen Untergliederungen in einer Fußnote die Anzahl derjenigen Planstellen ausgewiesen, die mit Beamtinnen und Beamten besetzt sein dürfen.
- Die Darstellung im Planstellenverzeichnis 1a – Planstellenverzeichnis für Bundesbedienstete in der Bundesverwaltung – erfolgt nur auf Ebene der Untergliederungen, allerdings erweitert um folgende Merkmale:
- Abbildung der Planstellen für das folgende (n+1) und das laufende Finanzjahr (n) sowie der Personalstände (in Vollbeschäftigtenäquivalenten) im laufenden und im vorangegangenen Finanzjahr.
- Personalcontrollingpunkte (PCP) zur Steuerung qualitativer Größen.
- Ebenfalls ausgewiesen werden variable Pools, welche durch eine Summe von Planstellen und Personalcontrollingpunkte definiert werden.
- Zusätzlich zur untergliederungsrelevanten Darstellung werden eine Übersicht über die einzelnen Ressorts und eine Übersicht über den gesamten Bundesdienst abgebildet.
Um dem verfassungsrechtlichen Grundsatz der Budgettransparenz zu entsprechen, erfolgt die Darstellung der Planstellen für Global- und Detailbudgets im „Arbeitsbehelf zum Personalplan (ABH)“, welcher nicht Teil des Bundesfinanzgesetzes ist und somit keine gesetzliche Bindungswirkung entfaltet.
Gliederung des Personalplanes
Der Personalplan gliedert sich in folgende Abschnitte:
Regelungen für die Planstellenbewirtschaftung
Darin enthalten sind allgemeine Bestimmungen zur Planstellenbewirtschaftung (Besetzung von Planstellen, Aufnahme von Ersatzkräften et cetera).
Erläuterungen zum Personalplan
In den Erläuterungen finden sich weiterführende Erklärungen zu den Regelungen für die Planstellenbewirtschaftung.
1a Planstellenverzeichnis für Bundesbedienstete in der Bundesverwaltung
Dieser Teil enthält eine Gesamtübersicht der Planstellen des Bundes und der Personalcontrollingpunkte (PCP) für das folgende Finanzjahr über alle Untergliederungen.
Daran schließt sich die Übersicht über die einzelnen Ressorts und Untergliederungen an. Je Untergliederung folgt eine in Besoldungsgruppenbereiche strukturierte Übersicht der Planstellen sowie die Darstellung der freien PCP und der Gesamtsumme der PCP der Untergliederung.
Danach folgen Übersichten für die jeweilige Untergliederung, die nach weiteren besoldungsrechtlichen und funktionellen Merkmalen gegliedert sind. Hier werden die PCP-Limits und Summen für die variablen Pools sowie die Gesamtanzahl an PCP dargestellt.
Grundsätzlich werden im Personalplan jeweils die Planstellen für das folgende Jahr (n+1), die Planstellen des laufenden Finanzjahres (n) sowie die tatsächliche Personalkapazität im laufenden (n) und im vorangegangenen Finanzjahr (n-1) dargestellt.
1b Planstellenverzeichnis für Bundesbedienstete, die für ausgegliederte Rechtsträger leisten
In diesem Teil werden die Planstellen jener Personen, die in ausgegliederten Bereichen tätig sind dargestellt. Die Übersicht umfasst die Planstellen des folgenden und des laufenden Finanzjahres sowie die Angabe der Differenz zum Vorjahr. Personen, die für ausgegliederte Rechtsträger leisten, werden vom Bund zentral besoldet, es erfolgt jedoch eine Refundierung der Aufwendungen seitens des ausgegliederten Rechtsträgers. Scheiden Bundesbedienstete aus dem Dienstverhältnis des ausgegliederten Rechtsträgers aus, wird die entsprechende Anzahl an Planstellen aus dem Planstellenverzeichnis 1b gestrichen.
Übersichten zum Personalplan
Die Übersichten zum Personalplan enthalten verschiedene Tabellen, Statistiken und Gegenüberstellungen nach unterschiedlichsten Gliederungsgesichtspunkten.
Lesehilfe zum Personalplan
Die vorliegende Lesehilfe soll zur Orientierung und zu einem besseren Verständnis des notwendigerweise sehr technischen Personalplanes beitragen.
Personalplan
Der Personalplan legt die höchstzulässige Personalkapazität des Bundes in quantitativer und qualitativer Hinsicht fest. Die durch Planstellen und Personalcontrollingpunkte festgelegte Personalkapazität darf an keinem Tag des Finanzjahres überschritten werden. Der Personalplan ist nach Untergliederungen und besoldungsrechtlichen sowie funktionellen Merkmalen gegliedert und Bestandteil des Bundesfinanzgesetzes (BFG). Kernstück des Personalplanes ist das Planstellenverzeichnis für Bundesbedienstete in der Bundesverwaltung. Hier werden sämtliche Planstellen des Bundes, gegliedert nach besoldungsrechtlichen Merkmalen, bei den einzelnen Untergliederungen dargestellt.
Gliederung
Die Gliederung des Planstellenverzeichnisses folgt jener des Bundesvoranschlages nach Untergliederungen. Die Untergliederung 10 bezeichnet zum Beispiel das Bundeskanzleramt.
Dargestellt werden jeweils eine Übersicht über das Ressort, gefolgt von einer Übersicht über die Untergliederung, wobei Gesamtsummen der in der Untergliederung vorhandenen Besoldungsgruppen sowie die Gesamtsumme an Planstellen, die der Untergliederung zur Verfügung stehen, dargestellt werden. Daran anschließend werden die einzelnen Besoldungsgruppenbereiche detaillierter aufgeschlüsselt.
Besoldungsgruppe
Die Planstellen als kleinste Einheiten des Personalplanes werden nach besoldungsrechtlichen und funktionellen Merkmalen im Planstellenverzeichnis dargestellt. Diese für die Untergliederung maßgeblichen Merkmale können im Wesentlichen folgenden Gesetzen entnommen werden: Beamten-Dienstrechtsgesetz 1979 (BDG), Gehaltsgesetz 1956 (GehG) und Vertragsbedienstetengesetz 1948 (VBG). In den Planstellenverzeichnissen werden die Planstellen der Vertragsbediensteten und der Beamtinnen und Beamten (Allgemeiner Verwaltungsdienst) gemeinsam dargestellt.
Die Planstellen der Vertragsbediensteten werden demnach nicht mehr gesondert ausgewiesen.
Der Besoldungsgruppe kann entnommen werden, in welcher Berufsgruppe ein:e Bedienstete:r verwendet wird (Exekutivdienst, Allgemeiner Verwaltungsdienst, Lehrer:innen, Militärischer Dienst, Richter:innen et cetera).
Verwendungsgruppe
Die nächste Gliederungsebene ist die Verwendungsgruppe. Verwendungsgruppen geben Auskunft über die Qualifikation (Meisterprüfung = A3, Matura = A2, Hochschulabschluss = A1, Offiziersausbildung bei der Polizei = E1 et cetera), über die ein:e Bedienstete:r verfügen muss, um auf die entsprechende Planstelle ernannt werden beziehungsweise die entsprechende Planstelle zugewiesen bekommen zu können.
Funktionsgruppe/Grundlaufbahn
Seit der Besoldungsreform 1995 wird grundsätzlich jede:r Bundesbedienstete einer Funktionsgruppe innerhalb seiner:ihrer Verwendungsgruppe zugeordnet. Die Zuordnung ergibt sich aus den Anforderungen an Wissen und Denkleistung, die an den:die Arbeitsplatzinhaber:in gestellt werden, sowie aus der mit dem Arbeitsplatz verbundenen Verantwortung und wird mittels eines international anerkannten analytischen Bewertungsverfahrens vom Bundeskanzleramt vorgenommen. An die Einstufung sind besoldungsrechtliche Konsequenzen geknüpft. Im Bereich Allgemeiner Verwaltungsdienst, Verwendungsgruppe A1 (Hochschulabschluss) umfasst das Spektrum die Funktionsgruppen 1 bis 9, wobei 9 die höchste Funktionsgruppe (Leiter:in einer Sektion) darstellt. Somit ist im Bundesdienst nicht mehr primär das Dienstalter einkommensrelevant, sondern die Wertigkeit des dem:der Bediensteten zugewiesenen Arbeitsplatzes.
Kann der Arbeitsplatz, begriffen als Bündel von Tätigkeiten und Aufgaben, eines:einer Bediensteten innerhalb seiner:ihrer Verwendungsgruppe keiner Funktionsgruppe zugeordnet werden, erfolgt eine Einstufung in der Grundlaufbahn. Keine Untergliederung nach Funktionsgruppen besteht im Bereich des Hilfsdienstes (A6, A7). Ausnahmen vom Funktionsgruppensystem bestehen im Bereich des Krankenpflegedienstes, der Richter:innen und Staatsanwältinnen sowie Staatsanwälte und der Lehrer:innen. In diesen Bereichen erfolgt eine Einstufung lediglich auf Ebene der Verwendungsgruppen. Im Personalplan werden die Planstellen der Vertragsbediensteten und der Beamtinnen sowie Beamte gemeinsam dargestellt.
Personalcontrollingpunkte (PCP)
Das Planstellenverzeichnis enthält neben der Angabe von Planstellen auch die den Planstellenwerten entsprechenden Personalcontrollingpunkte. Weiters sind in der Übersicht über die Untergliederung noch die Gesamtsumme sowie die Anzahl freier PCP angeführt.
Personalcontrollingpunkte sind Punktewerte, die eine Relation der Planstellen in Bezug auf die Mittelverwendung darstellen. Jedem besoldungsrechtlich relevanten Arbeitsplatzwert wird ein bestimmter PCP-Wert zugemessen.
Für qualitativ höhere und damit „teurere“ Stellen werden mehr PCP verrechnet. Gehaltsunterschiede, die aus dem Dienstalter resultieren, haben keinen Einfluss auf den PCP-Wert. Unmittelbar in Geld umrechenbare Werte stellen die PCP nicht dar.
Variable Pools
Variable Pools werden durch eine Summe von Planstellen und Personalcontrollingpunkten definiert. Innerhalb dieser Pools können die haushaltsleitenden Organe – ein Bewertungsverfahren gemäß den §§ 137, 143 und 147 BDG 1979 vorausgesetzt – Planstellen in den im Poolbereich bestehenden Qualitäten einrichten. Die für die jeweiligen Pools festgelegten Summen an Planstellen und Personalcontrollingpunkten dürfen dabei nicht überschritten werden. Die Definition der variablen Pools findet sich in den Regelungen für die Planstellenbewirtschaftung.
Reicht diese flexible Bewirtschaftung von Planstellen innerhalb der variablen Pools zur Bedeckung von Strukturänderungen nicht aus, muss der Personalplan angepasst werden. Dabei sind zwei Möglichkeiten denkbar: Ist eine Organisationsänderung, die eine Anpassung des Personalplanes erforderlich macht, kostenneutral und zieht keine Vermehrung der Planstellen und der Personalcontrollingpunkte insgesamt nach sich, kann der Personalplan mittels Ministerratsbeschluss angepasst werden. Eine genaue Definition des Bereiches, innerhalb dessen eine Änderung des Personalplanes mit Zustimmung der Bundesregierung möglich ist, erfolgt in den Regelungen für die Planstellenbewirtschaftung.
Von dieser Vorgehensweise sind auch Änderungen und insbesondere Personalumschichtungen umfasst, die über Ressortgrenzen hinweg erfolgen.
In allen übrigen Fällen hat eine Änderung des Bundesfinanzgesetzes zu erfolgen.
Fußnoten
Bei den Übersichten über die Untergliederungen finden sich am Ende Fußnoten. Diese enthalten weiterführende Informationen:
- Eine Fußnote gibt nähere Informationen darüber, wie sich die Gesamtsumme an Personalcontrollingpunkten zusammensetzt.
- Ebenfalls in Form einer Fußnote werden Planstellen für sogenannte „Lebende Subventionen“ ausgewiesen. Dies sind Personen, deren Personalaufwand vom Bund getragen wird, die aber außerhalb des Bundes Leistungen erbringen. Darunter fallen beispielsweise Bundeslehrer:innen, die in Privatschulen von gesetzlich anerkannten Religionsgemeinschaften unterrichten. Rechtsgrundlage dafür ist das Privatschulgesetz in Verbindung mit dem Konkordat zwischen der Republik Österreich und dem Vatikan.
- Weiters werden in Form einer Fußnote Aussagen darüber getroffen, wie viele Planstellen mit Beamtinnen und Beamten besetzt sein dürfen.