Insbesondere der demografische Wandel und fokussierte Effektivitäts- und Effizienzerfordernisse führen zu einer veränderten Personalstruktur bei zeitgleich steigenden Ansprüchen der Bevölkerung. Ausgehend von den geburtenstarken und geburtenschwächeren Jahrgängen kommt es in ganz Europa zu Verschiebungen innerhalb der Altersstruktur, was sich in großen, personalintensiven Organisationen wie der öffentlichen Verwaltung durch besonders starke Pensionierungswellen bemerkbar machen wird. Durch diese Veränderungen in der Personalstruktur – 2022 bis 2034 werden rund 45 Prozent der derzeitigen Bediensteten aus dem aktiven Dienst ausscheiden – ist absehbar, dass vor allem das intrinsische Wissen, vielleicht besser bekannt als persönliche Erfahrungswissen, vieler Jahrzehnte gesichert und in laufende Prozesse integriert werden muss. Hinzu kommt eine wachsende Bedeutung von Mobilität und intersektoraler Durchlässigkeit im Personalbereich im Sinne eines zukunftsorientierten und qualitätsvoll agierenden öffentlichen Dienstes.
Ein weiterer wesentlicher Aspekt ist das Auftreten immer komplexer werdender Herausforderungen, die nicht mehr von Einzelpersonen nachhaltig lösbar sind. Einseitige Entscheidungsprozesse, die nur von einer kleinen Gruppe von Personen der höchsten Hierarchieebene getroffen werden, greifen zu kurz. Die Qualität politischer Entscheidungen und der daraus resultierenden Handlungen innerhalb der Verwaltung hängen daher maßgeblich davon ab, inwieweit die Akteurinnen und Akteure in der Lage sind, sich Wissen strategisch zu erschließen, zu vernetzen und optimal zu nutzen. Diese Entwicklung hin zu einer veränderten Wissens- und Entscheidungskultur gilt es über modernes Wissensmanagement im Spannungsfeld von Individuum, Organisation und Technik voranzutreiben.
Mit der Bundesstrategie „Wissensmanagement“ bekannte sich die österreichische Bundesverwaltung bereits im Jahr 2012
- zu einer aktiven Auseinandersetzung mit den Herausforderungen der Zukunft,
- deren Gestaltung mit dem Bewusstsein für Wissensarbeit und Wissenserhalt, gepaart mit entsprechenden Maßnahmen des Wissensmanagements verstärkt in den Fokus zu rücken und
- Wissensmanagement in die Prozesse und Arbeitsabläufe der Verwaltung konsequent zu integrieren.
Dies erfordert das Engagement aller Führungskräfte und die aktive Unterstützung aller Mitarbeiter:innen. Durch Investition in diesen Bereich soll der demografischen Entwicklung aktiv begegnet, Stabilität und Kontinuität in der Entwicklung der öffentlichen Verwaltung gesichert und Innovationen für die Zukunft bestmöglich vorbereitet werden.
Im Augenblick wird im Segment Wissensmanagement – unabhängig der ebenenbezogenen Zugehörigkeit – ein mehrsäuliger Ansatz verfolgt:
- Die erste Säule bildet die Wissensvermittlung rund um die „Querschnittsmaterie Wissensmanagement“ in Form von Grundlagenvermittlung in Seminaren an der Verwaltungsakademie des Bundes, welche durch zusätzliche Praxis-Tage eine optimale Ergänzung erhalten.
- Die zweite Säule stellt die Durchführung von Plattformtreffen dar, bei welchen sich Interessierte – unabhängig ihres Arbeitsbereiches (Bund, Länder, Gemeinden, Organisationen) – mit Gleichgesinnten austauschen können und in aktuellen Themen zum Wissensmanagement (artifizielle/künstliche Intelligenz, neue Techniken, Praxisbeispiele et cetera) up to date gehalten werden.
- Die dritte Säule bildet seit 2021 die digitale Wissensmanagement-Plattform (eWM), die einerseits den adäquaten Schritt in die Digitalisierung vollzieht und andererseits das bestehende Angebot inhaltlich abrundet. Unter www.wissensmanagement.gv.at findet man geballtes Wissen, Expertisen und Praxisempfehlungen aus allen Richtungen und hat zudem die Möglichkeit, eigene Erfahrungen, Beispiele und Fachwissen mit anderen zu teilen und dadurch zum:zur Experten:Expertin seines Fachgebietes zu werden. Die Nutzung der Website ist uneingeschränkt möglich. Lediglich zur Bearbeitung der Website-Inhalte (wie etwa zum Verfassen von Beiträgen) muss ein eigener Account (ähnlich einer einmaligen Registrierung) angelegt werden.
- Eine weitere Säule des Wissensmanagements bilden Inhouse-Seminare in Form von Workshops und Vorträgen. Bei diesem Angebot werden maßgeschneiderte Wissensmanagement-Strukturen oder thematisch zusammengehörende Segmente aus dem Wissensmanagement organisationsgerecht aufbereitet und vermittelt.
Mit diesen „Säulen des Wissensmanagements“ besteht seit 2021 ein abgerundeter und inhaltlich fokussierter Kompetenzbereich, welcher in jeder Fach- und Sachmaterie anwendbar ist.